Des papiers en vrac bourrent votre bureau et vos classeurs. A première vue, ils sont importants et vous ne voulez pas courir le risque de les perdre. Donc, vous préférez les stocker sans ordre et fouiller à chaque fois pendant une demi-heure pour trouver un papier important. Et si vous voulez mettre fin à ce désordre ? Ce n’est pas difficile ! Voilà quelques conseils qui vous permettent d’ordonner vos papiers importants et surtout de vous débarrasser des papiers inutiles au  bon moment.   

Vous devez conserver certains papiers car ils constituent des preuves utiles pour faire valoir certains droits. Par exemple, vos bulletins de salaire pour faire valoir vos droits à la retraite ou les justificatifs de revenus et dépenses à fournir à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Donc, première étape à faire est de classer les papiers par thème (papiers bancaires, factures, papiers personnels …). Puis, vient la deuxième étape d’archivage. L’essentiel est de savoir combien de temps vous devez conserver les papiers. 

A court terme :

Pour 6 mois : Notes d’hôtels, de restaurant et la justification de leur règlement.

Pour 1 an : certificats de ramonage, facture de téléphone

Pour 2 ans : factures de médecins, dentistes, chirurgiens et professionnels du secteur paramédical, décomptes de remboursement de la sécurité sociale, factures d’eau, justificatifs d’achat de marchandises.

A moyen terme :

Pour 3 ans : documents relatifs à la taxe professionnelle.

Pour 4 ans : déclaration de revenus, avis d’imposition et pièces justificatives, preuve de paiement des impôts.

Pour 5 ans : quittances de loyer, pièces justificatives du paiement des pensions alimentaires, des allocations familiales, relevés des charges.

A long terme :

Pour 10 ans : factures de travaux ou réparations, relevés et justificatifs de paiement des charges de copropriété, contrats d’assurances automobile et habitation. Dossier de sinistres. Talons de chèques et relevés de compte. Contrats et justificatifs de remboursements des prêts immobiliers, contrat de crédit à la consommation er justificatifs de remboursement liés.

Pour 30 ans : quittances et pièces justificatives du paiement de toutes les indemnités en réparation d’un dommage. Factures de gros travaux reconnaissances de dettes entre particuliers. Pièces justificatives de droits à pension alimentaire ou à rentre viagère. Factures d’hôpitaux.

A vie : livret de famille. Titres et diplômes universitaires. Contrat de mariage ou jugement de divorce. Titres de propriété. Actes de donation. Testaments ou règlements de succession. Tout ce qui concerne la retraite. Dossiers médicaux, radiographies, analyses, certificats et carnet de vaccination. Toutes les pièces relatives à l’achat ou à la vente d’un bien immobilier. Bulletins de salaires (jusqu’à la liquidation de votre retraite). Contrat de travail pouvant servir en cas de reconnaissance tardive de maladie professionnelle. Dossier scolaires de vos enfants. Décomptes d’indemnités de Sécurité Sociale. 

Avec cette méthode, les papiers auront un sens et une utilité meilleure dans votre vie. Ça devient plus organisé et moins dérangeant de les garder dans votre bureau.